L’administration de la copropriété

À quel moment prend fin l’administration transitoire du promoteur?
Comment le budget annuel est-il préparé?
Comment le budget annuel est-il adopté?
Les administrateurs sont-ils rémunérés et peuvent-ils être remboursés de leurs dépenses?
À qui faire appel pour la préparation du fonds de prévoyance?
Qui est responsable de la perception des charges communes?
Quelles sont les conséquences de ne pas acquitter les charges communes?
Quels sont les recours permettant au syndicat de percevoir les charges communes?
En quoi consiste le carnet d’entretien?
Qui doit convoquer l’assemblée des copropriétaires?
Qu’arrive-t-il lorsque l’assemblée n’est pas convoquée?

 

Lorsqu’elle a été mise en place par un promoteur ou un constructeur, la copropriété est d’abord administrée par un représentant qui agit à titre d’administrateur unique. C’est ce qu’on appelle la « période d’administration transitoire ».

À quel moment prend fin l’administration transitoire du promoteur?

Dans les 90 jours à compter du moment où le promoteur ne détient plus assez de votes pour contrôler l’assemblée des copropriétaires, il doit convoquer une assemblée pour que soit élu un nouveau conseil d’administration. S’il fait défaut de convoquer cette assemblée, tout copropriétaire peut valablement le faire (art. 1104 C.c.Q. ).

Le nouveau conseil d’administration prend alors la relève et continue l’administration commencée par le promoteur.

Ce dernier doit fournir, pour la période où il a administré le syndicat, des états financiers accompagnés des commentaires d’un comptable (art. 1105 C.c.Q.). À la demande de 40 % des voix de tous les copropriétaires, les états financiers doivent être vérifiés.

Après la tenue de l’assemblée de transition, il est nécessaire que le promoteur rencontre les nouveaux administrateurs pour assurer une transition harmonieuse de l’administration de la copropriété.

Des modifications devront être apportées auprès du Registraire des entreprises afin que les noms des nouveaux administrateurs apparaissent dans ses registres.

Le Code civil du Québec permet au nouveau conseil d’administration de mettre fin, dans les 60 jours de sa nomination, à tout contrat conclu par l’administrateur provisoire au nom du syndicat pour l’entretien de l’immeuble ou d’autres services si ce contrat excède un an (art. 1107 C.c.Q. ).

Comment le budget annuel est-il préparé?

Le conseil d’administration voit à la préparation du budget annuel du syndicat. Cet exercice prévisionnel nécessite souvent que le conseil obtienne des soumissions de la part de plusieurs fournisseurs (déneigement, assurance, entretien, etc. ).

Comment le budget annuel est-il adopté?

Une fois le budget préparé, le conseil d’administration le soumet à l’assemblée annuelle des copropriétaires aux fins de consultation. C’est à la suite de cette consultation que le conseil d’administration adopte, par résolution, le budget du syndicat.

Les règles portant sur l’adoption du budget s’appliquent également au représentant du promoteur lorsqu’il assume la responsabilité de l’administration provisoire.

Les mêmes principes s’appliquent aux cotisations spéciales qui ont pu être votées en cours d’exercice financier.

Les administrateurs sont-ils rémunérés et peuvent-ils demander le remboursement de leurs dépenses?

Le budget comporte souvent un poste intitulé « Rémunération des administrateurs ». La loi ne prévoit pas d’obligation de rémunération des administrateurs. La déclaration de copropriété contient habituellement des dispositions à ce sujet; il faut donc la consulter. La plupart du temps, la rémunération est symbolique.

Les administrateurs ont le droit de demander le remboursement des dépenses qu’ils ont engagées dans l’exercice de leurs fonctions.

De plus, on peut rappeler qu’un administrateur a le droit de participer aux délibérations du conseil relativement aux conditions de sa charge et à sa rémunération (art. 325 C.c.Q. ).

À qui faire appel pour la préparation du fonds de prévoyance?

En 1994, le Code civil du Québec a repris une exigence qui était déjà habituellement contenue dans les déclarations de copropriété de cette époque, c'est-à-dire l’obligation pour le syndicat de constituer un fonds de prévoyance (art. 1071 C.c.Q. , art. 1072 C.c.Q. ).

Comme les administrateurs ne sont généralement pas des spécialistes du bâtiment, les experts recommandent de faire appel à des cabinets spécialisés. Ils peuvent obtenir une étude sur le coût estimatif des réparations majeures et du remplacement des parties communes (art. 1071 C.c.Q. ) et des recommandations quant aux montants à verser annuellement au fonds de prévoyance afin que le syndicat soit en mesure de faire face à ces dépenses le temps venu.

Les nouvelles dispositions du Code civil du Québec rendront obligatoire, sous peu, l’obtention de l’étude du fonds de prévoyance. Cette étude devra être révisée tous les cinq ans et son contenu de même que les professionnels qui pourront la réaliser seront déterminés par un règlement du gouvernement à venir.

Qui est responsable de la perception des charges communes?

C’est le conseil d’administration qui est chargé de percevoir les contributions aux charges communes. Ces charges sont habituellement payables mensuellement, mais ce sont les termes de la déclaration de copropriété qui le déterminent.

Quelles sont les conséquences de ne pas acquitter les charges communes?

• Perte du droit de vote à l’assemblée

  Tout d’abord, le copropriétaire qui n’a pas acquitté sa part des charges communes, du fonds de prévoyance ou du fonds d'auto assurance depuis plus de trois mois perd automatiquement son droit de vote à l’assemblée des copropriétaires. Il en sera ainsi jusqu’à ce qu’il ait remédié complètement à son défaut (art. 1094 C.c.Q. ).

De plus, soulignons qu’un administrateur, qui est également un copropriétaire, qui depuis plus de trois mois n’a pas acquitté sa part des charges communes, du fonds de prévoyance ou du fonds d’auto assurance, perd son statut d’administrateur (art. 1086 C.c.Q.). Il pourra de nouveau être élu administrateur dès qu’il aura acquitté la totalité des sommes dues.

• Paiement du solde dû pour le reste de l’année en cours

  Il n’est pas rare que la déclaration de copropriété comporte une clause de déchéance du terme. On entend par là que lorsqu’un copropriétaire est en défaut depuis un certain temps, le syndicat peut exiger le solde dû pour le reste de l’année en cours.

Quels sont les recours permettant au syndicat de percevoir les charges communes?

Plusieurs moyens s’offrent au syndicat lui permettant de percevoir des arrérages de charges communes ou de contributions au fonds de prévoyance ou du fonds d'auto assurance.

À l’exception du recours en justice, ces moyens ne peuvent viser que des sommes représentant des charges communes (incluant les contributions au fonds de prévoyance et au fonds d'auto assurance) payables mensuellement. Il peut également s’agir d’une cotisation spéciale.

• Remboursement des charges au syndicat lors de la vente

  Selon la loi, l’acheteur est responsable des arrérages de charges communes, et des intérêts, de son vendeur. Ainsi, lors d’une vente, le notaire doit faire une demande d’état de charges communes dues par le vendeur.

  S’il existe des arrérages, le notaire verra à rembourser directement le syndicat à même le prix de vente afin de protéger les droits de l’acheteur. Il est à noter que si le syndicat ne répond pas dans les 15 jours de la demande, l’acheteur ne pourra pas être tenu des arrérages.

  Cette règle du Code civil du Québec favorise le recouvrement des charges par le syndicat (art. 1069 C.c.Q. ).

• Enregistrement d’une hypothèque légale contre l'appartement en copropriété

  Lorsqu’un copropriétaire fait défaut d’acquitter ses charges communes (incluant les contributions au fonds de prévoyance et au fonds d'auto assurance) pendant plus de 30 jours, le syndicat est en droit de publier, au registre foncier, un avis d’hypothèque légale contre l'appartement en copropriété du copropriétaire en défaut. Cette hypothèque, qui garantit le remboursement de ces charges, prend rang selon sa date de publication (art. 2729 C.c.Q. ).

• Recours hypothécaire

  Si le défaut persiste, le syndicat doit publier au registre foncier un recours hypothécaire dans les trois ans de la publication de l’hypothèque; à défaut celle-ci s’éteint (art. 2800 C.c.Q. ).

• Avis d’intention de publier un avis d’hypothèque légale

  Comme la publication et la radiation d’une hypothèque légale contre une fraction de copropriété entraînent certains frais, il arrive souvent que le syndicat préfère aviser le copropriétaire en défaut de son intention de publier un avis d’hypothèque légale avant de le faire. Parfois, le seul fait d’envisager le remboursement de ces coûts suffit à convaincre un retardataire de payer.

• Avis au créancier hypothécaire

  La déclaration de copropriété oblige parfois le syndicat à aviser le créancier hypothécaire en cas de défaut de paiement des charges. Les prêteurs hypothécaires tiennent à ce que leurs débiteurs paient leurs charges au fur et à mesure de leur échéance. Il n’est donc pas rare qu’un créancier, constatant le défaut de son débiteur, fasse pression sur ce dernier pour qu’il acquitte ses charges communes.

• Recours judiciaire

  En plus des moyens ci-dessus énumérés, le syndicat peut à tout moment décider d’intenter un recours judiciaire pour forcer un copropriétaire à lui payer ce qu’il doit (qu’il s’agisse de charges communes ou d’autres sommes dues par un copropriétaire à quelque titre que ce soit). Selon les montants des réclamations, la procédure sera présentée en Cour du Québec, Division des petites créances, à la Cour du Québec ou à la Cour supérieure. Dans le cas d’un recours présenté à la Division des petites créances, les parties ne sont pas représentées par avocat.

En quoi consiste le carnet d’entretien?

Le syndicat a pour mission de voir à la conservation de l’ensemble de l’immeuble et à l'entretien des parties communes. On sait que chaque dollar investi en entretien permet d’en économiser beaucoup plus en remplacement.

Les administrateurs devraient disposer d’un carnet d’entretien et en faire le suivi. Il s’agit d’un document préparé par un spécialiste du bâtiment qui prévoit un calendrier d’entretien des éléments communs. Le conseil d’administration ou le gestionnaire doit le tenir à jour afin d’indiquer aux administrations subséquentes quels sont les travaux qui ont été faits et quels sont ceux qui sont à faire. Il est important que les administrateurs respectent les échéanciers qui y sont prévus.

Le carnet d’entretien deviendra obligatoire pour toutes les copropriétés sous peu. En effet, lorsque les nouvelles modifications apportées à la loi entreront en vigueur (art. 1070.2 C.c.Q.), le conseil d’administration sera tenu de faire établir, réviser et tenir à jour un carnet d’entretien, lequel décrira notamment les entretiens faits et à faire des éléments communs. Un règlement du gouvernement désignera les personnes qui pourront faire établir et réviser ce carnet de même que sa forme, son contenu et ses modalités de tenue et de révision. 

Malgré le fait que ce carnet d’entretien ne soit pas encore obligatoire, il pourrait être de bonne pratique de débuter l’exercice d’autant plus qu’il se peut que le règlement prévoie un régime particulier lorsque le syndicat s’est doté d’un carnet d’entretien notamment pour prévoir la reconnaissance d’équivalences pour les carnets d’entretien déjà obtenus.  

Qui doit convoquer l’assemblée des copropriétaires?

C’est au conseil d'administration que revient la responsabilité de convoquer l’assemblée des copropriétaires. Cette assemblée doit se réunir au moins une fois par année (art. 345 C.c.Q. ).

Qu’arrive-t-il lorsque l’assemblée n’est pas convoquée?

La réponse varie s’il s’agit de l’assemblée de transition ou de l’assemblée annuelle (ou spéciale) des copropriétaires. Effectivement, si le promoteur est en défaut de convoquer l’assemblée de transition dans les 90 jours de la perte de contrôle (dès qu’il ne possède plus 50 % + 1 des voix de l’assemblée), tout copropriétaire pourra la convoquer.

Si toutefois il s’agit de l’assemblée annuelle ou d’une assemblée spéciale, tout copropriétaire, ou un groupe de copropriétaire, possédant au moins 10 % des voix de la copropriété, pourra requérir du conseil d’administration qu’il convoque telle assemblée. À défaut pour le conseil d’administration de le faire, tel copropriétaire(s) pourra(ont) le faire et demander au conseil de lui(leur) rembourser les frais encourus.

Finalement, il faut savoir que le budget de l’année en cours et le statut d’administrateur demeurent tant et aussi longtemps que l’assemblée annuelle des copropriétaires n’est pas tenue.