L’administration de la copropriété

À quel moment prend fin l’administration transitoire du promoteur?
Comment le budget annuel est-il préparé?
Comment le budget annuel est-il adopté?
Les administrateurs sont-ils rémunérés et peuvent-ils être remboursés de leurs dépenses?
À qui faire appel pour la préparation du fonds de prévoyance?
Qui est responsable de la perception des charges communes?
Quelles sont les conséquences de ne pas acquitter les charges communes?
Quels sont les recours permettant au syndicat de percevoir les charges communes?
En quoi consiste le carnet d’entretien?
Qui doit convoquer l’assemblée des copropriétaires?

 

Lorsqu’elle a été mise en place par un promoteur ou un constructeur, la copropriété est d’abord administrée par un représentant qui agit à titre d’administrateur unique. C’est ce qu’on appelle la « période d’administration transitoire ».

À quel moment prend fin l’administration transitoire du promoteur?

Dans les 90 jours à compter du moment où le promoteur ne détient plus assez de votes pour contrôler l’assemblée des copropriétaires, il doit convoquer une assemblée pour que soit élu un nouveau conseil d’administration. S’il fait défaut de convoquer cette assemblée, tout copropriétaire peut valablement le faire (art. 1104 C.c.Q. ).

Le nouveau conseil d’administration prend alors la relève et continue l’administration commencée par le promoteur.

Ce dernier doit fournir, pour la période où il a administré le syndicat, des états financiers accompagnés des commentaires d’un comptable (art. 1105 C.c. . ). À la demande de 40 % des voix de tous les copropriétaires, les états financiers doivent être vérifiés.

Après la tenue de l’assemblée de transition, il est nécessaire que le promoteur rencontre les nouveaux administrateurs pour assurer une transition harmonieuse de l’administration de la copropriété.

Des modifications devront être apportées auprès du Registraire des entreprises afin que les noms des nouveaux administrateurs apparaissent dans ses registres.

Le Code civil permet au nouveau conseil d’administration de mettre fin, dans les 60 jours de son élection, à tout contrat conclu par l’administrateur transitoire au nom du syndicat pour l’entretien de l’immeuble ou d’autres services si ce contrat excède un an (art. 1107 C.c.Q. ).

Comment le budget annuel est-il préparé?

Le conseil d’administration voit à la préparation du budget annuel du syndicat. Cet exercice prévisionnel nécessite souvent que le conseil obtienne des soumissions de la part de plusieurs fournisseurs (déneigement, assurance, entretien, etc. ).

Comment le budget annuel est-il adopté?

Une fois le budget préparé, le conseil d’administration le soumet à l’assemblée annuelle des copropriétaires aux fins de consultation. C’est à la suite de cette consultation que le conseil d’administration adopte, par résolution, le budget du syndicat.

Les règles portant sur l’adoption du budget s’appliquent également au représentant du promoteur lorsqu’il assume la responsabilité de l’administration transitoire.

Les mêmes principes s’appliquent aux cotisations spéciales qui ont pu être votées en cours d’exercice financier.

Les administrateurs sont-ils rémunérés et peuvent-ils demander le remboursement de leurs dépenses?

Le budget comporte souvent un poste intitulé « Rémunération des administrateurs ». La loi ne prévoit pas d’obligation de rémunération des administrateurs. La déclaration de copropriété contient habituellement des dispositions à ce sujet; il faut donc la consulter. La plupart du temps, la rémunération est symbolique.

Les administrateurs ont le droit de demander le remboursement des dépenses qu’ils ont engagées dans l’exercice de leurs fonctions.

De plus, on peut rappeler qu’un administrateur a le droit de participer aux délibérations du conseil relativement aux conditions de sa charge et à sa rémunération (art. 325 C.c.Q. ).

À qui faire appel pour la préparation du fonds de prévoyance?

En 1994, le Code civil a repris une exigence qui était déjà habituellement contenue dans les déclarations de copropriété de cette époque, c'est-à-dire l’obligation pour le syndicat de constituer un fonds de prévoyance (art. 1071 C.c.Q. , art. 1072 C.c.Q. ).

Comme les administrateurs ne sont généralement pas des spécialistes du bâtiment, les experts recommandent de faire appel à des cabinets spécialisés. Ils peuvent obtenir une étude sur le coût estimatif des réparations majeures et du remplacement des parties communes (art. 1071 C.c.Q. ) et des recommandations quant aux montants à verser annuellement au fonds de prévoyance afin que le syndicat soit en mesure de faire face à ces dépenses le temps venu.

Qui est responsable de la perception des charges communes?

C’est le conseil d’administration qui est chargé de percevoir les contributions aux charges communes. Ces charges sont habituellement payables mensuellement, mais ce sont les termes de la déclaration de copropriété qui le déterminent.

Quelles sont les conséquences de ne pas acquitter les charges communes?

  • Perte du droit de vote à l’assemblée

    Tout d’abord, le copropriétaire qui n’a pas acquitté sa part des charges communes ou du fonds de prévoyance depuis plus de trois mois perd automatiquement son droit de vote à l’assemblée des copropriétaires. Il en sera ainsi jusqu’à ce qu’il ait remédié complètement à son défaut (art. 1094 C.c.Q. ).

  • Paiement du solde dû pour le reste de l’année en cours

    Il n’est pas rare que la déclaration de copropriété comporte une clause de déchéance du terme. On entend par là que lorsqu’un copropriétaire est en défaut depuis un certain temps, le syndicat peut exiger le solde dû pour le reste de l’année en cours.

Quels sont les recours permettant au syndicat de percevoir les charges communes?

Plusieurs moyens s’offrent au syndicat lui permettant de percevoir des arrérages de charges communes ou de contributions au fonds de prévoyance.

À l’exception du recours en justice, ces moyens ne peuvent viser que des sommes représentant des charges communes (incluant les contributions au fonds de prévoyance) payables mensuellement. Il peut également s’agir d’une cotisation spéciale.

  • Remboursement des charges au syndicat lors de la vente

    Selon la loi, l’acheteur est responsable des arrérages de charges communes de son vendeur. Ainsi, lors d’une vente, le notaire doit faire une demande d’état de charges communes dues par le vendeur.

    S’il existe des arrérages, le notaire verra à rembourser directement le syndicat à même le prix de vente afin de protéger les droits de l’acheteur. Il est à noter que si le syndicat ne répond pas dans les 15 jours de la demande, l’acheteur ne pourra pas être tenu des arrérages.

    Cette règle du Code civil favorise le recouvrement des charges par le syndicat (art. 1069 C.c.Q. ).

  • Enregistrement d’une hypothèque légale contre l'appartement en copropriété (condo)

    Lorsqu’un copropriétaire fait défaut d’acquitter ses charges communes (incluant les contributions au fonds de prévoyance) pendant plus de 30 jours, le syndicat est en droit de publier, au registre foncier, un avis d’hypothèque légale contre l'appartement en copropriété du copropriétaire en défaut. Cette hypothèque, qui garantit le remboursement de ces charges, prend rang selon sa date de publication (art. 2729 C.c.Q. ).

  • Recours hypothécaire

    Si le défaut persiste, le syndicat doit publier au registre foncier un recours hypothécaire dans les trois ans de la publication de l’hypothèque; à défaut celle-ci s’éteint (art. 2800 C.c.Q. ).

  • Avis d’intention de publier un avis d’hypothèque légale

    Comme la publication et la radiation d’une hypothèque légale contre une fraction de copropriété entraînent certains frais, il arrive souvent que le syndicat préfère aviser le copropriétaire en défaut de son intention de publier un avis d’hypothèque légale avant de le faire. Parfois, le seul fait d’envisager le remboursement de ces coûts suffit à convaincre un retardataire de payer.

  • Avis au créancier hypothécaire

    La déclaration de copropriété oblige parfois le syndicat à aviser le créancier hypothécaire en cas de défaut de paiement des charges. Les prêteurs hypothécaires tiennent à ce que leurs débiteurs paient leurs charges au fur et à mesure de leur échéance. Il n’est donc pas rare qu’un créancier, constatant le défaut de son débiteur, fasse pression sur ce dernier pour qu’il acquitte ses charges communes.

  • Recours judiciaire

    En plus des moyens ci-dessus énumérés, le syndicat peut à tout moment décider d’intenter un recours judiciaire pour forcer un copropriétaire à lui payer ce qu’il doit (qu’il s’agisse de charges communes ou d’autres sommes dues par un copropriétaire à quelque titre que ce soit). Selon les montants des réclamations, la procédure sera présentée en Cour du Québec, Division des petites créances, à la Cour du Québec ou à la Cour supérieure. Dans le cas d’un recours présenté à la Division des petites créances, les parties ne sont pas représentées par avocat.

En quoi consiste le carnet d’entretien?

Le syndicat a pour mission de voir à la conservation de l’ensemble de l’immeuble et à l'entretien des parties communes. On sait que chaque dollar investi en entretien permet d’en économiser beaucoup plus en remplacement.

Les administrateurs devraient disposer d’un carnet d’entretien et en faire le suivi. Il s’agit d’un document préparé par un spécialiste du bâtiment qui prévoit un calendrier d’entretien des éléments communs. Le conseil d’administration ou le gestionnaire doit le tenir à jour afin d’indiquer aux administrations subséquentes quels sont les travaux qui ont été faits et quels sont ceux qui sont à faire. Il est important que les administrateurs respectent les échéanciers qui y sont prévus.

Qui doit convoquer l’assemblée des copropriétaires?

C’est au conseil d'administration que revient la responsabilité de convoquer l’assemblée des copropriétaires. Cette assemblée doit se réunir au moins une fois par année (art. 345 C.c.Q. ).