La tenue et la consultation des registres du syndicat

Que doit contenir les registres du syndicat?
Qui peut consulter ces registres?
Est-ce que tous les documents doivent être accessibles?

 

Que doit contenir les registres du syndicat?

Le syndicat doit tenir des registres contenant :

  • le nom et l’adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire;
  • les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires;
  • les procès-verbaux du conseil d’administration ainsi que les états financiers;
  • une copie de la déclaration de copropriété;
  • les copies de contrats auxquels le syndicat est partie;
  • une copie du plan cadastral
  • les plans et devis du bâtiment et tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat y compris le certificat de localisation.

Qui peut consulter ces registres?

Le syndicat doit tenir ces registres et ces documents à la disposition des copropriétaires qui ont le droit de les consulter (art. 1071 C.c.Q. ).

La déclaration de copropriété peut déterminer des modalités concernant la consultation des registres. Il est légitime d’y prévoir des frais raisonnables pour la consultation.

Est-ce que tous les documents doivent être accessibles?

À l’heure actuelle, la réponse à cette question n’est pas claire. Le droit des copropriétaires de consulter les documents comptables semble limité aux états financiers, ce qui exclurait les pièces justificatives.

La question de savoir si un copropriétaire a le droit d’obtenir ou de faire des copies des documents contenus dans les registres du syndicat n’est pas non plus clairement résolue. Parfois, la déclaration de copropriété comporte des indications à ce sujet.

On peut rappeler aussi que le Code civil protège le traitement des renseignements qui sont conservés dans les dossiers qui sont constitués sur les personnes (art. 37 C.c.Q. ).