Changements législatifs

Certaines règles de la copropriété divise ont changé dernièrement. Consultez les principaux changements qui concernent les copropriétaires et les administrateurs de la copropriété.

L’entretien et les finances de la copropriété
Le fonctionnement de l’assemblée des copropriétaires
Le partage et la conservation des informations sur la copropriété
Autres droits et devoirs des administrateurs

 

Note : Les changements législatifs sont indiqués en gras dans les paragraphes ci-dessous.

 

L’entretien et les finances de la copropriété

Le rôle principal des administrateurs de la copropriété est de s’assurer que la copropriété est en bon état.Les administrateurs doivent donc faire les travaux nécessaires pour la conserver et l’entretenir.

Les copropriétaires, eux, financent l’entretien de la copropriété en payant des charges communes, aussi appelées « frais de condo ».

Ces charges communes permettent de payer les dépenses communes de la copropriété. Les sommes à verser au fonds de prévoyance en font partie de même que celles à verser au fonds d’auto assurance, un nouveau fonds à créer en vertu des nouvelles dispositions de la loi qui permet notamment de couvrir le montant des franchises des assurances souscrites par le syndicat.

  • Les charges communes sont fixées en proportion de la valeur relative de la propriété

Les parties communes sont celles qui appartiennent à tous les copropriétaires. Elles sont décrites dans la déclaration de copropriété. Dans la plupart des copropriétés, il s’agit par exemple du toit, des couloirs ou des ascenseurs.

Les copropriétaires financent les travaux et l’entretien des parties communes en proportion de la valeur de leur propriété. Cette valeur, qu’on appelle « valeur relative », est inscrite dans la déclaration de copropriété.

Parfois, les besoins financiers nécessaires pour entretenir la copropriété ont été mal évalués. Dans ce cas, les copropriétaires doivent payer une contribution spéciale qui augmente les charges communes. Selon les nouvelles dispositions de la loi, les administrateurs doivent consulter les copropriétaires en assemblée avant de leur imposer une contribution spéciale.

 

  • L’entretien des parties communes à usage restreint

Certaines parties communes sont utilisées par quelques-uns des copropriétaires. C’est souvent le cas des balcons. Ces parties, appelées « parties communes à usage restreint», sont décrites dans la déclaration de copropriété et ne sont pas nécessairement les mêmes d’une copropriété à l’autre d’où l’importance de bien vérifier le contenu de la déclaration.

Seuls les copropriétaires qui ont accès à ces parties communes à usage restreint doivent contribuer financièrement à leur entretien et aux réparations courantes. Toutefois, pour effectuer des réparations majeures ou pour remplacer ces parties, ce sont tous les copropriétaires qui devront contribuer financièrement, à moins que la déclaration de copropriété prévoie une répartition différente (par exemple que les copropriétaires qui bénéficient de ces parties contribuent seuls à leurs frais de réparations majeures et de remplacement) comme le permet désormais les nouvelles dispositions de la loi. La contribution de chacun est proportionnelle à la valeur relative de sa propriété ou selon la répartition prévue à la déclaration de copropriété (ex. : en parts égales entre les bénéficiaires de ces espaces).

 

  • Les administrateurs doivent avertir les occupants avant d’effectuer des travaux

Les administrateurs doivent parfois effectuer des travaux d’entretien dans une unité en particulier. Cette unité peut être habitée par le copropriétaire, mais elle peut aussi être occupée par d’autres personnes. Un locataire ou une amie qui emprunte le logement, par exemple.

Si l’unité est occupée par d’autres personnes que le copropriétaire, les administrateurs sont obligés de les avertir que des travailleurs entreront pour y effectuer des travaux. Les administrateurs doivent remettre aux occupants un document écrit avec les informations suivantes :

  • la nature des travaux,
  • la date du début des travaux,
  • la durée prévue des travaux,
  • la période d’évacuation, si elle est nécessaire.

Cette règle s’applique maintenant à n’importe quel occupant et pas seulement au locataire.

Un tel avis n’est pas obligatoire si les travaux sont urgents. Dans la mesure du possible, il est tout de même préférable d’en avertir les occupants.

 

  • Les administrateurs devront maintenir un carnet d’entretien à jour

Les nouvelles dispositions de la loi prévoient désormais que le conseil d’administration devra faire établir un carnet d’entretien. Le carnet d’entretien est un document qui prévoit un calendrier d’entretien de la copropriété.

Les administrateurs devront obtenir un carnet et le maintenir à jour. Par exemple, ils inscriront les travaux déjà effectués et ceux à venir. Le carnet d’entretien n’est pas encore obligatoire. Un règlement est à venir pour préciser quels professionnels peuvent préparer le carnet d’entretien et de quelle façon le faire. Restez bien informé.

Malgré le fait que ce carnet d’entretien ne soit pas encore obligatoire, il pourrait être de bonne pratique de débuter l’exercice d’autant plus qu’il se peut que le règlement prévoie un régime particulier lorsque le syndicat s’est doté d’un carnet d’entretien notamment pour prévoir la reconnaissance d’équivalences pour les carnets d’entretien déjà obtenus.

 

  • Les administrateurs gèrent le fonds de prévoyance

Le fonds de prévoyance est une réserve d’argent. Il permet d’accumuler les sommes qui seront nécessaires pour effectuer des réparations majeures ou des remplacements sur les parties communes.

Une partie du fonds de prévoyance doit être liquide et disponible à court terme alors qu'auparavan, tout ce fonds devait l'être. Son capital doit aussi être garanti.

Ce sont les administrateurs qui décident quand et comment l’argent du fonds de prévoyance sera utilisé. Ce sont toutefois les copropriétaires qui financent le fonds de prévoyance en payant les charges communes.

Selon les nouvelles dispositions de la loi, une étude du fonds de prévoyance devra être faite tous les 5 ans. Il s’agit d’une évaluation qui permet de fixer les sommes que les copropriétaires seront obligés de verser dans le fonds de prévoyance. Cette étude n’est toutefois pas encore obligatoire. Un règlement du gouvernement est à venir pour préciser quels professionnels peuvent préparer l’étude du fonds de prévoyance et de quelle façon la faire. Restez bien informé.

 

  • Les administrateurs gèrent le fonds d’auto assurance

Le fonds d’auto assurance est un nouveau fonds imposé par la loi mais qui n’est pas encore obligatoire. Il s’agit d’une réserve d’argent. Il permet d’accumuler les sommes qui seront nécessaires pour notamment payer les franchises prévues par les assurances souscrites par le syndicat.

Le fonds d’auto assurance doit être liquide et disponible à court terme. Un règlement prévoit les modalités selon lesquelles les contributions minimales des copropriétaires à ce fonds sont établies.

Ce sont les administrateurs qui décident quand et comment l’argent du fonds d’auto assurance sera utilisé. Ce sont toutefois les copropriétaires qui financent le fonds d’auto assurance en payant les charges communes.

Malgré le fait qu’il ne soit pas encore obligatoire de constituer le fonds d’auto-assurance, il pourrait être de bonne pratique d’ouvrir un compte de banque pour ce poste et débuter les contributions à ce fonds.

 

Le fonctionnement de l’assemblée des copropriétaires

L’assemblée des copropriétaires permet de prendre des décisions pour faire fonctionner la copropriété, comme prévoir un budget.

Pour prendre des décisions, un certain nombre de personnes doivent être présentes et voter. Exceptionnellement, en vertu d’un nouvel article de loi, un juge pourrait prendre des décisions quand les copropriétaires n’arrivent pas le faire.

 

  • Tous les copropriétaires ont le droit de voter, mais la valeur de leur vote peut varier

Un vote n’équivaut pas forcément à une voix. En effet, le nombre de voix rattaché à chaque propriété est proportionnel à la valeur relative de la propriété dans l’ensemble de la copropriété. La valeur relative de chaque propriété est précisée dans la déclaration de copropriété .

Par ailleurs, si une unité appartient à plusieurs personnes, leur nombre de voix est partagé entre elles. Par exemple, si deux personnes sont propriétaires d’une unité qui accorde 10% des voix totales de l’assemblée, chacune d’elles obtient 5% des voix pour voter.

Un copropriétaire perd son droit de vote s’il ne paie pas sa part des frais de copropriété pendant plus de 3 mois.Ce copropriétaire peut à nouveau exercer son droit de vote dès qu’il rembourse ce qu’il doit.

 

  • Les copropriétaires peuvent être représentés par une autre personne

Chaque copropriétaire peut être représenté par la personne de son choix à l’assemblée des copropriétaires. Cette personne pourra alors voter en son nom. Le copropriétaire doit signer une procuration que son représentant remettra aux administrateurs au début de l’assemblée.

Par ailleurs, en vertu d’une modification apportée à la loi, si une unité appartient à plusieurs personnes, elles peuvent voter l’une pour l’autre, sans procuration. Par exemple, une personne qui est propriétaire d’une unité avec son conjoint peut voter pour les deux, sans formalité.

Si un copropriétaire ne veut pas être représenté par la personne avec qui il est propriétaire de son unité, il doit donner une procuration écrite à une autre personne ou écrire aux administrateurs qu’il refuse d’être représenté.

 

  • Un nombre suffisant de copropriétaires doivent être présents (quorum)

Pour voter, il faut que la valeur totale des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés lors de l’assemblée corresponde à 50% + 1 des voix de l’ensemble des copropriétaires, incluant ceux qui sont absents. C’est ce qu’on appelle le « quorum ».

L’assemblée doit être reportée à une autre date s’il y a trop d’absents et que le quorum n’est pas atteint. Cette nouvelle assemblée s’appelle une « assemblée de rattrapage ».

Dans une assemblée de rattrapage, le quorum est différent pour prendre les décisions courantes. La loi ne prévoit alors pas un nombre précis de copropriétaires qui doivent être présents. Il suffit que 75% des copropriétaires présents ou représentés en début de l’assemblée demeurent sur place une fois l’assemblée commencée.

En revanche, en vertu d’une modification apportée à la loi, pour prendre des décisions importantes, le quorum de l’assemblée de rattrapage doit être le même que pour une assemblée ordinaire.

 

  • Le pourcentage de voix requis dépend de l’importance de la décision

Pour qu’une décision soit valide, il ne faut pas seulement que le quorum soit atteint. Il faut aussi que les copropriétaires approuvent la décision avec un pourcentage de voix suffisant. La loi prévoit trois types de décisions : les décisions courantes, les décisions importantes et les décisions très importantes.

Dans tous les cas, les règles de calcul s’ajustent quand un copropriétaire ou un promoteur perd des voix ou perd son droit de vote au complet. Le total des voix de la copropriété est alors réduit d’autant.

  • Décisions courantes

Une décision courante est valide quand les copropriétaires approuvent la décision à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée des copropriétaires (50% + 1).

C’est par exemple le cas pour modifier les règlements de l’immeuble, comme précisé dans la modification apportée à la loi. 

  • Décisions importantes

Certaines décisions plus importantes nécessitent un pourcentage de voix plus élevé pour être valides. Ces décisions doivent être prises au minimum par 75% des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée des copropriétaires, comme précisé dans la modification apportée à la loi. Auparavant, la loi imposait deux conditions :

  1. Elles devaient être prises à la majorité des copropriétaires (en nombre).
  2. Les copropriétaires en faveur de la décision devaient détenir au minimum 75% des voix de tous les copropriétaires, incluant ceux qui étaient absents lors du vote.

 

Voici quelques exemples de décisions importantes :

  • Entreprendre des travaux d’agrandissement ou d’amélioration des parties communes.
  • Constituer une hypothèque mobilière pour financer les travaux ci-dessus.
  • Modifier la description des parties privatives de base.
  • Modifier ou ajouter des clauses pénales, c’est-à-dire des clauses qui prévoient des sanctions aux copropriétaires qui ne respectent pas les règles de la copropriété.

Attention : selon les nouvelles dispositions de la loi, les clauses pénales font maintenant partie de l’acte constitutif de copropriété même si elles sont inscrites dans le règlement de l’immeuble.

  • Décisions très importantes

Certaines décisions ont un impact considérable sur la copropriété. Par exemple, modifier la fonction principale de l’immeuble d’habitation pour qu’il devienne un immeuble commercial. Ce genre de décision exige deux conditions :

  1. Elles doivent être prises au minimum par 75% de tous lescopropriétaires (en nombre).
  2. Les copropriétaires en faveur de la décision doivent détenir au minimum 90% des voix de tous les copropriétaires, incluant ceux qui sont absents lors du vote.
  • Un juge peut prendre des décisions en cas de problème

En vertu des nouvelles dispositions de la loi, un juge peut prendre des décisions dans les cas suivants :

  • Un copropriétaire peut demander à un juge de trancher quand les copropriétaires ne sont pas capables de s’entendre. Cela peut être le cas, par exemple, si certains copropriétaires votent toujours contre les propositions et empêchent systématiquement que des décisions soient prises.
  • Un copropriétaire ou un administrateur peut également demander à un juge d’annuler ou de modifier une décision des administrateurs ou de l’assemblée des copropriétaires, si cette décision est partiale ou a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits. Le délai pour faire la demande est de 90 jours à compter de la décision.
  • Un juge pourra également remplacer le conseil d’administration par un administrateur provisoire, si les circonstances le justifient.

Le partage et la conservation des informations sur la copropriété

Les administrateurs et les copropriétaires doivent partager certaines informations sur la copropriété. Ils ont aussi le droit d’en obtenir. Enfin, les administrateurs doivent conserver plusieurs informations dans un « registre ».

 

  • Les administrateurs doivent informer les copropriétaires de toutes les décisions prises

En vertu des nouvelles dispositions de la loi, les administrateurs doivent transmettre aux copropriétaires les procès-verbaux et les résolutions de l’assemblée des copropriétaires et des réunions des administrateurs. Ils ont un délai maximal de 30 jours pour le faire.

 

  • Les copropriétaires doivent informer les administrateurs s’ils achètent, louent ou prêtent une unité

Les personnes qui deviennent copropriétaires, par achat ou succession par exemple, doivent en informer les administrateurs. Ils ont un délai maximal de 15 jours pour le faire.

Si un copropriétaire loue son unité ou, selon les nouvelles dispositions de la loi, permet à une autre personne de l’occuper, il doit transmettre les informations suivantes aux administrateurs :

  • le nom du locataire ou de cette autre personne,
  • la durée de son bail ou de son occupation,
  • la date à laquelle une copie du règlement de l’immeuble lui a été remise.

 

  • Les administrateurs peuvent exiger des informations

Selon un nouvel article de la loi, les administrateurs peuvent obtenir les plans et les devis de l’immeuble que détiennent un architecte ou un ingénieur.

Quand la copropriété a été créée par un promoteur, les administrateurs peuvent lui demander plusieurs documents s’il ne les a pas déjà remis. Le promoteur doit fournir ces documents aux administrateurs au plus tard 30 jours après l’assemblée extraordinaire conformément au nouvel article de la loi.

Par exemple, le promoteur doit leur fournir les certificats de localisation et les plans et devis de l’immeuble qui sont disponibles. Il devra aussi fournir le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance lorsque ces nouvelles règles seront en vigueur.

Le promoteur doit également remettre au syndicat une description précise des parties privatives de base afin de permettre aux copropriétaires d’assurer adéquatement les améliorations apportées à leurs parties privatives.

 

  • Les administrateurs doivent inscrire plusieurs informations dans un registre

Les administrateurs conservent certaines informations par écrit, dans un « registre » qui est accessible aux copropriétaires. Selon la modification apportée à la loi, le registre doit contenir:

  • le nom et l’adresse postale des copropriétaires,
  • tous les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires et du conseil d’administration,
  • les résolutions écrites,
  • le règlement de l’immeuble et ses modifications s’il y en a,
  • les états financiers,
  • la déclaration de copropriété,
  • un copie des contrats auxquels les syndicat est partie,
  • une copie du plan cadastral,
  • les plans et devis de l’immeuble,
  • les certificats de localisation de l’immeuble s’ils sont disponibles,
  • la description des parties privatives de base

 

Attention : En ce qui concerne la description des parties privatives, les copropriétés établies à compter du 13 juin 2018 avaient jusqu’au 13 décembre 2018 pour réaliser cette description. Les autres copropriétés divises, dont le syndicat n’est pas contrôlé par le promoteur, ont jusqu’au 13 juin 2020 pour la réaliser, mais la description peut être établie par les administrateurs plutôt que par une décision des copropriétaires. Dans ce cas, la description sera valide jusqu’à ce qu’elle soit entérinée ou modifiée selon le vote requis pour les décisions importantes lors de la première assemblée tenue après cette décision.

Le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance devront aussi se trouver dans le registre de la copropriété, lorsque ces nouvelles règles seront en vigueur.

D’autres informations peuvent y être inscrites si les copropriétaires sont d’accord. Par exemple, leurs numéros de téléphone et leurs adresses courriel.

 

  • Les copropriétaires peuvent consulter le registre

Les copropriétaires peuvent consulter le registre en présence d’un administrateur ou d’une autre personne qui est autorisée à le faire. Cela doit se faire à des heures raisonnables. Selon les nouvelles dispositions de la loi, le règlement de l’immeuble doit d’ailleurs prévoir comment consulter le registre.

Les copropriétaires peuvent obtenir des copies du registre et des documents qu’il contient. Des frais raisonnables peuvent s’appliquer.

 

Autres droits et devoirs des administrateurs

 Les nouvelles dispositions de la loi accordent de nouveaux droits et imposent de nouveaux devoirs aux administrateurs, notamment :

  • Quand les administrateurs ne sont pas capables de s’entendre, l’un d’eux peut demander à un juge de trancher. Cela peut être le cas, par exemple, si certains administrateurs votent toujours contre les propositions et empêchent que des décisions soient prises.
  • Le copropriétaire qui n’a pas acquitté ses charges communes depuis plus de trois mois ne peut pas être administrateur. Il pourra le redevenir dès qu’il aura payé ce qu’il doit.
  • Quand un locataire ne respecte pas ses obligations et cause un tort à un copropriétaire ou à un autre occupant, les administrateurs peuvent demander que la location se termine. Les administrateurs doivent d’abord aviser le copropriétaire de l’unité et le locataire. La même règle existe maintenant pour une personne qui emprunte un logement.
  • Le syndicat doit répondre aux demandes de documents ou de renseignements du promettant acheteur pour lui permettre de donner un consentement éclairé, aux frais de celui-ci. Les informations et documents transmis doivent respecter les dispositions relatives à la protection de la vie privée. Le syndicat doit par la suite transmettre au propriétaire vendeur les documents et renseignements qu’il a fournis.