Les devoirs généraux

Qu’est-ce qu’un administrateur prudent?
Qu’est-ce qu’un administrateur diligent?
Qu’est-ce qu’un administrateur honnête?
Qu’est-ce qu’un administrateur loyal?
Qu’est-ce que le devoir d’agir dans l’intérêt du syndicat?
Comment ne pas confondre les biens du syndicat et les biens personnels de l’administrateur?
Comment éviter les conflits d’intérêts?

 

De façon générale, le Code civil impose aux administrateurs de toute personne morale des obligations (des devoirs) qu’ils doivent respecter. À défaut, un administrateur peut encourir sa responsabilité personnelle.

Toute personne qui agit à titre d’administrateur d’un syndicat de copropriétaires, y compris le représentant du promoteur, doit respecter ces obligations.

Qu’est-ce qu’un administrateur prudent?

Les administrateurs de la copropriété doivent prendre des décisions et agir avec prudence et diligence (art. 322 C.c.Q. ). Dans l’exercice de ses fonctions, l’administrateur ne doit pas poser des actes qui ne sont pas de sa compétence. Il ne doit pas non plus agir de façon téméraire.

Au besoin, les administrateurs peuvent retenir les services de professionnels (comptables, notaires, avocats, experts en bâtiments, etc. ) pour les éclairer dans leur prise de décision.

Qu’est-ce qu’un administrateur diligent?

Les administrateurs doivent également agir avec diligence (art. 322 C.c.Q. ), c’est-à-dire qu’ils ne peuvent « laisser traîner » un dossier.

Ils sont tenus de gérer les affaires de la copropriété à l’intérieur de délais raisonnables. Attention toutefois : les administrateurs ont l’obligation de respecter les délais prévus par la loi ou par la déclaration de copropriété. En voici quelques exemples : répondre à une demande d’état de charge par un acheteur dans un délai de 15 jours de la demande (art. 1069 C.c.Q. ), convoquer l’assemblée annuelle dans les délais prescrits par la déclaration de copropriété (art. 345 C.c.Q. , art. 346 C.c.Q. ), convoquer l’assemblée de transition dans les 90 jours à compter de celui où le promoteur d'une copropriété ne détient plus la majorité des voix à l'assemblée des copropriétaires art. 1104 C.c.Q. , etc.

Qu’est-ce qu’un administrateur honnête?

Évidemment, les administrateurs doivent toujours agir de bonne foi et honnêtement, donc sans intention de nuire à qui que ce soit (art. 322 C.c.Q. ).

Qu’est-ce qu’un administrateur loyal?

La loi prévoit que les administrateurs doivent agir avec loyauté envers le syndicat (art. 322 C.c.Q. ).

Qu’est-ce que le devoir d’agir dans l’intérêt du syndicat?

Les décisions du conseil d’administration doivent être prises dans l’intérêt de la collectivité des copropriétaires, et non dans l’intérêt du promoteur, d’un administrateur ou d’un copropriétaire en particulier.

Comment ne pas confondre les biens du syndicat et les biens personnels de l’administrateur?

La loi interdit à tout administrateur de confondre ses biens personnels avec ceux du syndicat (art. 323 C.c.Q. ). Par exemple, tous les fonds du syndicat doivent être déposés dans un compte bancaire au nom du syndicat. Ces fonds serviront à payer les dettes du syndicat.

On a vu des administrateurs, parfois des représentants du promoteur, parfois des personnes qui avaient été élus à l’assemblée, gérer les avoirs du syndicat avec leurs propres biens. Cette façon de faire est illégale et elle est sanctionnée par les tribunaux. Ainsi, tous les fonds du syndicat doivent être déposés dans un compte bancaire au nom de celui-ci et les dettes qui lui appartiennent doivent être acquittées avec les propres fonds du syndicat. Quant aux charges de copropriété des unités à vendre, ceux-ci doivent être acquittés à même les avoirs du promoteur ou du constructeur.

De même, l’administrateur ne peut utiliser à son profit ou au profit d’un proche les biens du syndicat ou des informations qu’il détient en sa qualité d’administrateur (art. 323 C.c.Q. ).

Comment éviter les conflits d’intérêts?

Les administrateurs du syndicat doivent éviter de se placer dans une situation de conflit entre leur intérêt personnel et leurs obligations d’administrateurs (art. 324 C.c.Q. ).

La loi impose aux administrateurs de dénoncer (ou d’indiquer) au syndicat tout intérêt qu’ils peuvent avoir dans une entreprise. On veut ainsi prévenir les situations de conflit d’intérêts. La dénonciation doit être consignée au procès-verbal de la réunion du conseil d’administration. Si un administrateur a des droits qu’il peut faire valoir contre le syndicat, il doit en dénoncer la nature et la valeur et s’assurer que cela est consigné au procès-verbal du conseil (art. 324 C.c.Q. ).

Un administrateur peut acheter des biens qui appartiennent au syndicat. Mais s’il le fait, il doit l’indiquer au syndicat en lui transmettant les détails de l’acquisition. Il doit ensuite s’assurer que la dénonciation (le fait d’avoir averti le syndicat) est consignée au procès-verbal du conseil. De plus, l’administrateur doit s’abstenir de délibérer lorsque la question est étudiée par le conseil d’administration, sauf en cas de nécessité. Cette règle ne s’applique pas lorsque le conseil fixe les conditions de travail et la rémunération d’un administrateur (art. 325 C.c.Q. ).

Si un administrateur ne respecte pas ces règles, le tribunal pourrait annuler l’entente conclue et ordonner à cet administrateur de rendre les avantages qu’il aurait reçus (art. 326 C.c.Q. ).