Le syndicat des copropriétaires

Quand le syndicat est-il créé?
Qu’est-ce que le syndicat des copropriétaires?
Quel est le rôle du conseil d’administration du syndicat?
Quel est le mode de nomination des administrateurs?
Quel est le rôle et les devoirs des administrateurs?
Quelle est l’étendue de la période d’administration transitoire du promoteur?
Quel est le rôle du représentant du promoteur?
Quand doit-on convoquer une assemblée des copropriétaires?
Qui est membre de l’assemblée des copropriétaires?
Qu’est-ce que le « quorum » et comment l’atteindre ?
À quel moment doit-on convoquer l’assemblée annuelle?
À quel moment doit-on convoquer une assemblée extraordinaire?
À quel moment doit-on convoquer l’assemblée extraordinaire de transition?
Qui peut voter?
Quelle doit être la proportion des voix exprimées lors d’un vote ?
Quel est le rôle du gestionnaire ou gérant?

 

En copropriété divise, la collectivité est représentée par le syndicat des copropriétaires.

Quand le syndicat est-il créé?

Le syndicat est créé par la publication de la déclaration de copropriété au registre foncier (art. 1039 C.c.Q. ). Il existe à compter de cette publication, bien qu’il doive aussi être immatriculé auprès du Registraire des entreprises.

Qu’est-ce que le syndicat des copropriétaires?

Le syndicat est une personne morale dont la mission porte sur :

  • la conservation de l’ensemble de l’immeuble (parties privatives et communes);
  • l’entretien des parties communes;
  • l’administration des parties communes;
  • la sauvegarde des droits de la collectivité des copropriétaires;
  • les opérations d’intérêt commun dont plusieurs peuvent être définies dans la déclaration de copropriété.

Comme les autres personnes morales, le syndicat est géré par un conseil d’administration et une assemblée des copropriétaires (art. 311 C.c.Q. ).

Quel est le rôle du conseil d’administration du syndicat?

Le conseil d’administration du syndicat gère les affaires du syndicat (art. 335 C. .Q. ).

Quel est le mode de nomination des administrateurs?

C’est la déclaration de copropriété qui prévoit le mode de nomination des administrateurs (art. 1084 C.c.Q. ). Elle prévoit aussi la façon de les remplacer ainsi que les conditions de leur charge.

Le mode de nomination le plus commun est l’élection. En général, c’est l’assemblée des copropriétaires qui élit les administrateurs à l’assemblée annuelle.

Les administrateurs n’ont pas à être des copropriétaires, à moins que la déclaration de copropriété ne prévoie expressément le contraire (art. 338 C.c.Q. ).

D’autres modes de nomination sont parfois prévus lorsque le contexte l’exige. Par exemple, dans les copropriétés à destination mixte (résidentielle et commerciale), il arrive que quelques administrateurs soient nommés par les copropriétaires des parties commerciales et que d’autres soient élus par l’assemblée. Il est à noter que lors d’une élection par l’assemblée, tous les copropriétaires ont droit de vote. Aussi, dans les copropriétés par phases, des modes de nomination particuliers sont souvent prévus pour que chacune des phases soit représentée au conseil d’administration.

Quel est le rôle et les devoirs des administrateurs?

C’est la déclaration de copropriété qui précise les pouvoirs et les devoirs du conseil d’administration (art. 1053 C.c.Q. ).

De façon générale, le conseil gère les affaires du syndicat et de la copropriété (art. 335 C.c.Q. ).

Les décisions sont prises à la majorité des voix en réunion du conseil, chaque administrateur disposant d’un vote. Les administrateurs ne peuvent se faire représenter par procuration.

Tous les administrateurs ont le devoir de respecter la loi et la déclaration de copropriété (art. 321 C.c.Q. ). Ils doivent agir avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté et dans l’intérêt du syndicat (art. 322 C.c.Q. ). Ils doivent éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts (art. 324 C.c.Q. ).

Quelle est l’étendue de la période d’administration transitoire du promoteur?

Il est d’usage que le promoteur nomme, dans la déclaration de copropriété, l’un de ses représentants pour agir comme administrateur du syndicat. Cet administrateur entre en fonction à partir de la publication de la déclaration de copropriété jusqu’à l’élection d’un conseil d’administration lors de l’assemblée extraordinaire de transition. C’est ce qu’on appelle la « période d’administration transitoire du promoteur ».

L’assemblée de transition est convoquée dans les 90 jours qui suivent le moment où le promoteur ne détient plus assez de votes pour contrôler l’assemblée. En effet, au fur et à mesure que le promoteur vend les unités, il transfère aux acheteurs les droits de vote qui y sont attachés. Lorsqu’il ne lui reste plus 50 % + 1 des voix, il dispose de 90 jours pour convoquer l’assemblée de transition.

Dans le cas des copropriétés de cinq fractions ou plus, les voix du promoteur sont réduites après une certaine période, de façon à l’empêcher d’exercer longtemps une influence jugée trop importante sur le syndicat après la création de la copropriété.

En vertu de l’article 1092 du Code civil du Québec, le promoteur ne peut exercer plus de 60 % des voix après le deuxième anniversaire de la publication de la déclaration. Cette proportion est réduite à 25 % après le troisième anniversaire de la publication. Il faut savoir qu’à ce sujet, les dispositions de la loi sont impératives; il n’est donc pas possible de prévoir des modalités autres dans la déclaration de copropriété. Il faut savoir également que cette réduction de voix s’applique aussi à certains ayants droit du promoteur

Quel est le rôle du représentant du promoteur?

Le représentant du promoteur qui agit comme administrateur transitoire assume les mêmes obligations et détient les mêmes pouvoirs qu’un conseil d’administration. Il a les mêmes devoirs que tout administrateur de syndicat.

Quand doit-on convoquer une assemblée des copropriétaires?

Les copropriétaires se réunissent en assemblée moins souvent que le conseil d’administration. Cette assemblée (ou réunion) permet aux copropriétaires de se consulter au moins une fois par année pour faire le point sur la situation du syndicat. Ils peuvent également y élire les administrateurs, le cas échéant.

L’assemblée doit être convoquée en suivant les règles prévues à la déclaration de copropriété et dans la loi.

Qui est membre de l’assemblée des copropriétaires?

Tous les copropriétaires, sans exception, sont membres de l’assemblée des copropriétaires.

Chaque copropriétaire détient un droit de vote à l’assemblée. Ce droit de vote est proportionnel à la valeur relative de sa fraction (art. 1041 C.c.Q. , art. 1090 C.c.Q. ). Par exemple, si la valeur relative d’un appartement en copropriété (condo) est de 10 %, le copropriétaire dispose de 10 % des droits de vote de la copropriété.

Lorsque deux personnes sont propriétaires indivis d’une fraction, leur vote se divise entre eux de façon à ce qu’ils exercent chacun une partie des droits de vote de la fraction (art. 1090 C.c.Q. ). Par exemple, si deux personnes sont copropriétaires en parts égales d’un appartement dont la valeur relative est de 10 %, chacun dispose de 5 % des droits de vote à l’assemblée.

Qu’est-ce que le « quorum » et comment l’atteindre ?

Pour pouvoir délibérer, l’assemblée doit atteindre ce qu’on appelle le quorum, c’est-à-dire la réunion d’un nombre prédéterminé de participants. Il est nécessaire que le quorum soit atteint afin que l’assemblée soit en mesure de délibérer. Dans le contexte d’une assemblée de copropriétaires, le quorum est constitué par la majorité des voix de la copropriété (art. 1089 C.c.Q. ). Les copropriétaires peuvent être présents personnellement ou représentés par mandataires à l’aide d’un document écrit (art. 350 C.c.Q. ) appelé procuration.

À quel moment doit-on convoquer l’assemblée annuelle?

Dans les six mois de la fin de l’exercice financier du syndicat, l’assemblée des copropriétaires doit être convoquée pour tenir son assemblée annuelle (art. 345 C.c.Q. ). Un délai plus court est parfois prévu dans la déclaration de copropriété. Il doit être respecté.

Lors de l’assemblée annuelle, les copropriétaires prennent connaissance des résultats financiers du syndicat et élisent les administrateurs (si tel est le mode de nomination prévu par la déclaration de copropriété). C’est aussi le moment où les copropriétaires sont appelés à se prononcer sur le budget prévisionnel de l’année à venir (art. 1072 C.c.Q. ).

À quel moment doit-on convoquer une assemblée extraordinaire?

On peut convoquer la tenue d’une assemblée extraordinaire en tout temps si un besoin le justifie.

À quel moment doit-on convoquer l’assemblée extraordinaire de transition?

La loi prévoit qu’une assemblée extraordinaire visant l’élection d’un nouveau conseil d’administration doit être tenue lorsque le promoteur ne détient plus la majorité des voix à l’assemblée (art. 1104 C.c.Q. ). À compter de ce moment, le promoteur dispose de 90 jours pour convoquer l’assemblée.

L’administrateur transitoire doit également rendre compte de son administration aux copropriétaires, en produisant les états financiers, accompagnés de commentaires d'un comptable sur la situation financière du syndicat (art. 1105 C.c.Q. ).

Qui peut voter?

Tous les copropriétaires ont le droit de voter. Ils peuvent le faire en personne ou par représentant, lors d’une assemblée, peu importe l’objet du vote. Toutefois, un copropriétaire en défaut d’acquitter ses charges de copropriété depuis plus de trois mois perd automatiquement son droit de vote. Pour le récupérer, il doit remédier à la situation en payant ce qu’il doit (art. 1094 C.c.Q. ).

Quelle doit être la proportion des voix exprimées lors d’un vote ?

En règle générale, les décisions sont prises à la majorité des voix présentes ou représentées lors d’une assemblée. Exceptionnellement, pour des décisions plus importantes, des majorités plus élevées sont requises.

Quel est le rôle du gestionnaire ou gérant?

Il n’est pas rare que le conseil d’administration confie à un gestionnaire rémunéré (gérant) le soin de l’assister dans ses tâches administratives : perception des charges communes, convocation des réunions et des assemblées, demande de soumissions pour les contrats d’entretien, de déneigement, etc.

Le gestionnaire (gérant) exerce un rôle de soutien auprès du conseil d’administration. Il ne peut se substituer aux administrateurs élus qui sont les seuls à détenir le pouvoir décisionnel.