Les pouvoirs respectifs du conseil d’administration et du gérant

Le syndicat de copropriété est composé de deux organes décisionnels : l’assemblée des copropriétaires et le conseil d’administration. C’est donc à travers l’assemblée et le conseil que sont prises les décisions du syndicat. Chacun d’eux doit agir selon les compétences qui lui sont propres.

Il est toutefois fréquent que les copropriétaires confient à un gérant tout ou partie de l’administration courante du syndicat (art. 1085 C.c.Q.). Le rôle du gérant (ou « gestionnaire ») peut donc varier, mais il ne peut pas dépasser certaines limites qu’il importe de connaître.

Il faut ainsi savoir que le gérant n’exerce pas un pouvoir de décision au sein du syndicat. Sa fonction relève de l’autorité du conseil d’administration. Il peut guider le conseil d’administration dans l’exécution de certaines tâches et lui fournir des informations lui permettant de prendre des décisions éclairées. Il peut aussi se charger de nombreuses communications du conseil avec les fournisseurs, les copropriétaires, les locataires, etc. De la même façon, il peut offrir au syndicat des services de comptabilité, d’entretien de l’immeuble, de gestion des  assemblées de copropriétaires (convocation et tenue), etc. Mais là s’arrête son rôle; il ne peut se substituer au syndicat quant aux décisions qui relèvent de la compétence du conseil d’administration ou de l’assemblée des copropriétaires.   

Le rôle du gérant peut varier d’une copropriété à l’autre. Dans les plus petites copropriétés, sa mission est souvent limitée à des tâches bien définies, alors que dans les grands immeubles, il peut être appelé à assister le conseil d’administration dans la gestion courante de la copropriété.

Certains syndicats font appel à des entreprises qui gèrent plusieurs copropriétés à la fois, alors que d’autres confient cette charge à une personne qui est parfois aussi un copropriétaire.

Rien n’oblige le gérant à facturer ses services au syndicat. Certains le font d’ailleurs bénévolement. Évidemment, le gérant qui agit bénévolement n’encourt généralement pas sa responsabilité au même titre que celui qui est rémunéré pour ses services

Les services et la rémunération du gérant devraient faire l’objet d’un contrat signé par le gérant et le syndicat. Dans tous les cas, il faut s’assurer de ne pas transférer au gérant les pouvoirs que la loi et la déclaration de copropriété accordent au conseil d’administration et à l’assemblée des copropriétaires.

À l’heure actuelle, la loi ne prévoit aucune exigence quant à l’exercice de la fonction de gérant de copropriété. Il appartient donc à chaque syndicat de vérifier la compétence de son gestionnaire et de s’assurer qu’il détient les assurances nécessaires à la protection des intérêts du syndicat. Il importe également de s’assurer que le gérant ne confonde pas les sommes du syndicat avec les siennes propres ou avec celles d’autres syndicats. Dans tous les cas, le Code civil du Québec prévoit que le gérant est tenu d’agir avec prudence et diligence. Il doit aussi être honnête, loyal et agir dans l’intérêt du syndicat. Enfin, le gérant doit éviter de se placer dans une situation où il serait en conflit d’intérêts.

Afin d’assurer une meilleure protection des copropriétaires et des syndicats, le Comité consultatif sur la copropriété a suggéré au législateur que toute personne souhaitant exercer la fonction de gérant soit membre en règle d’un ordre professionnel.